PENGURUSAN MESYUARAT

PENGENALAN
Secara amnya, mesyuarat bermaksud :-
‘Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea atau penyatuan fikiran bagi mendapat keputusan’
Bentuk atau proses mesyuarat tersebut boleh dilaksanakan secara informal atau formal.
Contoh mesyuarat informal ialah perbincangan perkahwinan untuk mengadakan kenduri kahwin dalam masyarakat Melayu.

Mengendalikan mesyuarat satu perkara penting dalam pentadbiran dan pengurusan sebuah organisasi atau persatuan.
Setiap ahli dan pemimpin sebuah organisasi perlu mengetahui matlamat sesuatu mesyuarat diadakan , diharapkan mereka memainkan peranan sepenuhnya bagi mencapai matlamat mesyuarat itu sama ada sebagai ahli jawatankuasa atau ahli biasa sahaja.

Mengendalikan Mesyuarat

Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea atau penyatuan pemikiran bagi mendapatkan keputusan
Mesti mengikut agenda.
Pengerusi memainkan peranan yang penting.
Setiusaha mencatatkan butiran mesyuarat.
Menepati masa yang ditetapkan.

Sesuatu Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk:

a) Menyelesaikan banyak tugas dan masalah berkaitan dengan organisasi atau persatuan.
b) Mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan untuk mendapat kata sepakat dan kerjasama.
c) Mengawal aktiviti dan kewangan organisasi atau persatuan dari semasa ke semasa.
d) Menyelaras dan membincangkan bidang tugas jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan organisasi / persatuan.
e) Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya.
f) Mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas dan sambutan terhadap sesuatu isu atau persoalan dan aktiviti.
g) Membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan.
h) Merancang sesuatu strategi dan program atau mendapatkan idea-idea baharu bagi melaksanakan aktiviti organisasi atau persatuan.


Beberapa jenis mesyuarat yang biasa diadakan oleh persatuan. Antaranya ialah:-
a) Mesyuarat Agung Tahunan
b) Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar.
c) Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
d) Mesyuarat Jawatankuasa Kecil / Biro
e) Mesyuarat Jawatankuasa Sementara (Ad Hoc)

Beberapa agenda perlu ada semasa Mesyuarat Agung Tahunan atau dwitahunan.
Antaranya ialah:
a) Ucapan pengerusi
b) Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung tahunan yang lepas.
c) Membentang dan menerima penyata tahunan yang lalu.
d) Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu
e) Memilih Jawatankuasa kerja yang bahru.
f) Membincangkan dan meluluskan usul dan cadangan.
g) Ucapan penangguhan

Notis mesyuarat Agung perlu diedarkan dalam tempoh 14 hari dan perlu ditandatangani oleh Setiausaha. Kourum bagi Mesyuarat Agung Tahunan ditentukan oleh perlembagaan dan undang-undang atau peraturan persatuan.

Terdapat dua cara menetapkan ahli kourum sesuatu mesyuarat iaitu:
1.Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti ¼ atau ½ daripada kesemua ahli: atau
2.Menetapkan bilangan seperti sekurang-kurangnya 40 orang, 20 orang dan sebagainya.

Agenda mesyuarat Jawatankuasa Kerja atau Jawatankuasa Kecil atau Biro ialah:
Ucapan Pengerusi
Mengesahkan minit mesyurat yang lepas .
Perkara-perkara yang berbangkit.
Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawatankuasa Kecil.
Hal-hal lain.

Tanggungjawab dan peranan pengerusi semasa mesyuarat ialah:
Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan.
Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan.
Pengerusi menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat
Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli

Tugas dan peranan setiausaha ialah:
a) Sebelum Mesyuarat
i.Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat
ii.Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal (Lihat Contoh)
iii.Memastikan tempat mesyuarat termasuk PA (siar raya) berfungsi.
iv.Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas,pen dan sebagainya (jika perlu)
v.Menyediakan minit mesyuarat yang lepas (terdahulu)

Menulis panggilan mesyuarat/Menulis Agenda
Hendaklah berbincang dengan pengerusi.
Surat panggilan hendaklah mengandungi logo persatuan, nombor rujukan,tarikh surat dan no telefon.
Surat panggilan mesyuarat hendaklah jelas : mengandungi tarikh, hari, masa dan tempat mesyuarat.
Agenda hendaklah dimasukkan dalam surat panggilan.

Tugas dan peranan setiausaha ialah:
b) Semasa Mesyuarat
i.Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna.
ii.Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.
iii.Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.

c) Selepas Mesyuarat
i.Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera.(lihat contoh)
ii.Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.

Perkara yang perlu ditulis semasa menyediakan minit mesyuarat
Bil mesyuarat
Senarai kehadiran
Tarikh
Tempat
Minit-minit mesyuarat dicatatkan dengan ringkas mengikut agenda.
Dinyatakan tindakan seterusnya selepas dicatat sesuatu agenda.