SISTEM FAIL

Penting dalam urusan pentadbiran dalam mengurus sesebuah persatuan supaya berjalan lancar dan sempurna.
Antara contoh tugas :
1.Mengurus Kewangan
2.Surat – Menyurat
3.Menyimpan Fail
4.Mengadakan Mesyuarat

SISTEM FAIL
Penting untuk melancarkan perjalanan sesebuah persatuan.
Digunakan untuk menyimpan rekod, dokumen penting persatuan, catatan dan keputusan yang telah dilaksanakan.

Apa itu fail

Mengikut Institut Aminuddin Baki- fail ialah proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama.

Kenapa sistem fail penting?

Melicin dan melancarkan perjalanan persatuan seterusnya menambahkan kecekapan mentadbir dan mengurus.
Menyimpan rekod/dokumen dengan lebih selamat.
Mudah dicari

Ciri-ciri sistem fail yang baik?

Dokumen mudah dicari
Sistem digunakan tidak kompleks
Sistem digunakan sesuai dengan keperluan organisasi.
Sistem fail tesebut boleh diubah suai jika perlu mengikut keperluan.
Sistem fail perlu melibatkan kos yang seminumum yang mungkin.
Dokumen perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran,kekotoran,bencana alam dan kebocoran rahsia.
Sistem fail menggunakan ruang yang paling minumum.

Pengelasan sistem fail

Sistem fail seharusnya dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai dan teratur.
Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar (Tahap Pertama)
Kemudian setiap tajuk dipecahkan kepada subtajuk atau tahap kedua sehingga kepada 99 atau lebih subtajuk. Seterusnya subtajuk berkenaan boleh kepada perkara atau tahap ketiga sehingga ke 99 atau lebih perkara.

Perkara Lain mengenai sistem fail

Sampul kecil- satu fail sementara dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui.
Fail ini mengandungi satu tajuk sahaja.
Fail ini tidak aktif
Kertas minit-Setiap fail seharusnya disediakan kertas minit-surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail perlu direkodkan pada kertas minit.
Penutupan fail-fail hendaklah ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal.penggunaan Jilid I dicatatkan pada nombor rujukan.seterusnya fail baru dibuka dengan menggunakan Jilid II dan nombor rujukan yang sama digunakan.