PENGELOLAAN AKTIVITI

Bagaimana Untuk Menjayakan Sesebuah Persatuan di Sekolah ?
~ Guru penasihat dan pihak pentadbir sekolah memainkan peranan.
~ Minat, komitmen dan kesungguhan.
~ Pelbagai aktiviti dapat dilaksanakan di sekolah.
~ Dilaksanakan secara mingguan, bulanan, semester, penggal dan tahunan.

CONTOH AKTIVITI PERSATUAN DAN KELAB
v Kuiz
v Perbahasan
v Pameran
v Pertandingan Berasaskan Kriteria tertentu
v Seni Lukis
v Kesenian (contohnya, dikir barat, boria dan sebagainya)
v Lawatan Ekspedisi

TUJUAN PERTANDINGAN DAN AKTIVITI DALAM PERSATUAN KOKURIKULUM
1.Menentukan pencapaian seseorang pelajar.
2.Memantapkan pengurusan jurulatih dan penasihat.
3.Pelajar akan berusaha untuk memenangi sesuatu pertandingan.
4.Melatih pelajar membuat perancangan dan melaksanakan dengan teratur.
5.Beri peluang menunjukkan bakat dan kebolehan pelajar.
6.Mengimbangkan antara akademik dan kurikulum.
7.Menanamkan semangat:
üKekitaan
üKerjasama
üBerani
üDisiplin
üYakin
üSabar
üTegas

JENIS-JENIS AKTIVITI DI SEKOLAH RENDAH DAN MENENGAH
v Olahraga Tahunan
v Lawatan
v Perkhemahan
v Rekreasi
v Seminar / Forum / Dialog / Persidangan
v Kawad
v Pesta Kebudayaan
v Pameran

PERKHEMAHAN
1. Perkhemahan melibatkan aktiviti seperti :
v Program Motivasi
v Kursus
v Perkhemahan Tahunan Unit Beruniform
2. 100% peserta tidur di dalam Khemah
3. Pergerakan Pengakap mula-mula mempelopori aktiviti perkhemahan pada tahun 1907 di Pulau Browsea.
4. Lebih di kenali sebagai ‘JAMBORI’.
5. Diadakan di peringkat daerah, negeri dan negara.

KEJOHANAN OLAHRAGA
1.Kejohanan diadakan di peringkat daerah, negeri dan negara.
2.Terdapat 3 jenis permainan dipertandingkan dalam sesuatu kejohanan, iaitu:
Sukaneka
Acara Balapan
Acara Padang
•Sukaneka – Dilaksanakan di sekolah rendah bagi pelajar tahap 1- aktiviti seperti lari dalam guni, pecah belon dan sebagainya.
•Acara Balapan - Acara 50 meter, 100 meter, 200 meter, 1000 meter, 4x50 meter, 4x100meter, lompat berpagar sebagainya.
•Acara Padang - Permainan seperti lontar cakera, merejam lembing, lontar tukul besi dan sebagainya.

LAWATAN
1.Merupakan satu kaedah pembelajaran yang sangat berfaedah dan berkesan.
2.Memperoleh ilmu pengetahuan secara langsung.
3.Lawatan ke tempat-tempat bersejarah, institusi pendidikan, kilang perusahaan dan sebagainya.

PROSEDUR MENGENDALIKAN AKTIVITI
Perancangan aktiviti bermaksud merangka, merancang, menyusun dan menyelaras tugas yang dirancang.
Mengendalikan aktiviti bermaksud mentadbir, mengurus dan mengawal.
Langkah merancang program dan aktiviti ialah:
v Membuat kertas kerja
v Mengadakan mesyuarat penyelarasan
v Tindakan susulan persiapan awal dan pengagihan tugas
v Mengadakan mesyuarat susulan
v Mengendalikan semua surat –mesyuarat
Mendapat kelulusan pihak sekolah dan JPN
Menentukan langkah-langkah keselamatan dan pemeriksaan doktor bagi peserta terutamanya aktiviti tahan lasak
Mengurus hal-hal berkaitan pengangkutan,peralatan yang diperlukan,kebenaran ibu bapa,permit pihak berkuasa.
Mengurus makan minum dan sebagainya.
Memberi taklimat kepada peserta mengenai tugasan yang hendak dilaksanakan dalam tempoh aktiviti tersebut.
Mengawasi dan menyelia semasa aktiviti tersebut dilaksanakan
Maklumbalas dan perbincangan mengenai tugasan yang diberikan kepada peserta selepas aktiviti tersebut dilaksanakan.

MENYEDIAKAN KERTAS KERJA
Merupakan cadangan atau perancangan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti
Jawatankuasa perlu menyediakan kertas kerja atau perancangan.
Perkara-perkara seperti, bila, bagaimana, siapa dan sebagainya yang berkaitan dengan aktiviti.
Perkara Yang Perlu Dimasukkan
v Pendahuluan
v Objektif dan Matlamat
v Sasaran
v Tema
v Tarikh dan Tempoh Perlaksanaan
v Tempat
v Dif Perasmian
v Bilangan Penyertaan
v Bayaran
v Syarat-syarat penyertaan/pertandingan
v Prosedur perlaksanaan
v Jawatankuasa Kerja
v Jawatankuasa Kecil Perlaksanaan
v Program tentatif
v Perbelanjaan/kos
v Sumber Pendapatan/kewangan
v Penutup
v Lampiran

MENGENDALIKAN SURAT-MENYURAT
Amat penting bagi persatuan di sekolah-sekolah
Guru penasihat atau jurulatih persatuan perlu sentiasa mengutus surat rasmi
Antara surat-menyurat yang dilaksanakan oleh persatuan ialah:
1.Surat Siaran
2.Surat Kebenaran Ibu bapa
3.Permit pihak tertentu seperti polis (perkhemahan, pengembaraan)
4.Jabatan Pengangkutan Jalan
5.Pesuruhjaya Daerah, Pegawai Penjaga (OC), Pengerusi Daerah
6.Peraturan Keselamatan
7.Jabatan pendidikan Negeri.

PERATURAN & LANGKAH-LANGKAH PENGELOLAAN
Sebelum melaksanakan sesuatu aktiviti kokurikulum,beberapa perkara yg berkaitan dgn peraturan & langkah-langkah, perlu difikirkan oleh urusetia/pentadbir/jawatankuasa pengelola bg menentukan kejayaan sesuatu aktiviti.
Semua peraturan & langkah pengelolaan meliputi tiga peringkat iaitu:
-Sebelum aktiviti dilaksanakan.
-Semasa aktiviti dilaksanakan.
-Selepas aktiviti dilaksanakan.
Sebelum aktiviti dilaksanakan
-Tindakan yg perlu dilaksanakan oleh urusetia/jawatankuasa
antaranya adalah:
1) Senarai semak berlandaskan aktiviti yg dilaksanakan,
Contohnya; Sukan Tahunan Sekolah.
2) Taklimat kpd para peserta,
Contohnya; Aktiviti perkhemahan.

-Perkara yg perlu dibawa
-Tingkah laku semasa aktiviti
-Pakaian
-Surat kebenaran ibu bapa
-Pengangkutan
-Masa berlepas & dijangka tiba
-Keadaan tmpt berkhemah / berkelah melawat dsbnya.

Menyenaraikan bidang tugas bg setiap jawatankuasa.

KEPERLUAN SENARAI SEMAK
Senarai semak bagi sesuatu aktiviti sangat penting bagi menentukan tindakan yg dijalankan mengikut perancangan.
Dgn cara ini,pihak sekolah & jawatankuasa dpt mengesan masalah yg timbul,& tindakan yg belum dilaksanakan.
Oleh itu,langkah-langkah bg mengatasinya dpt diambil dgn segera.
Berikut adalah cth senarai semak bg kursus kepimpinan yg boleh diubahsuai & digunakan semasa mengendalikan sesuatu aktiviti kokurikulum di sekolah rendah/menengah.

SEMASA AKTIVITI DILAKSANAKAN
Dalam setiap aktiviti/pertandingan, pihak urusetia/komandan kem hendaklah memastikan beberapa langkah keselamatan antaranya:
1) Memastikan tmpt & peralatan aktiviti/ pertandingan selamat digunakan oleh peserta & para pegawainya.
2) Memastikan pegawai/pengadil/hakim sentiasa berada di tmpt pertandingan.
3) Mengedarkan borang pemarkahan kpd pengadil/hakim.
4) Memastikan semua peserta melapor diri kpd pengurus peserta.
5) Menyediakan peralatan pertandingan,aktiviti yg secukupnya bg setiap acara/aktiviti.
6) Mengawasi & memantau pelaksanaan aktiviti atau pertandingan.
7) Memastikan langkah-langkah keselamatan telah diambil bg stp aktiviti/pertandingan.
8) Memberi taklimat kpd peserta mengenai acara, syarat pertandingan atau aktiviti & langkah-langkah keselamatan yg perlu diambil tindakan oleh stp peserta.

SELEPAS AKTIVITI DILAKSANAKAN
Selepas aktiviti dilaksanakan, penganjur/urusetia/Pengerusi Jawatankuasa Pengelola perlu memastikan beberapa perkara diselesaikan.
Fungsi Jawatankuasa Pengelola akan berakhir selepas laporan penilaian & laporan-laporan berkenaan diserahkan kepada guru besar atau pengetua.
Di bawah ini, terdapat beberapa perkara yg perlu diselesaikan slps sesuatu aktiviti dilaksanakan iaitu:
1) Membersihkan kawasan yg digunakan
2) Membayar semua bil & perbelanjaan.
3) Memastikan barang-barang/peralatan yg dibawa mencukupi.
4) Memastiakn semua peralatan yg dipinjam dipulangkan semula.
5) Memastikan semua peralatan & barang disimpan di tmpat asal.
6) Memastikan semua peralatan tidak tercicir di tmpt aktiviti.
7) Menyampaikan hadiah,cenderahati dan sijil kpd peserta.
8) Membuat laporan aktiviti,penyertaan,kewangan&laporan-laporan
lain yg difikirkan perlukan.
9) Menghantar surat pghargaan,kpd mereka yg telah memberikan
sumbangan & kerjasama spt penceramah,jurulatih,penaja &
sbgnya.

PENILAIAN DAN PELAPORAN
v Setelah sesuatu aktiviti di laksanakan selesai.
v Setiausaha jawatankuasa perlu memanggil mesyuarat post mortem bagi membincangkan aktiviti yang di laksanakan.
v Bertujuan untuk mendapat maklum balas dan di gunakan sebagai sempadan dan panduan.
v Menurut Vasudevan (1987)menyatakan penilaian bagi pentadbir adalah bertujuan:
Memberi bukti tentang nilai dan sumbangan kepada aktiviti atau program.
Mengetahui keberkesanan pelaksanaan dan tugas setiap jawatankuasa.
Tentukan jumlah program atau aktiviti yang di jalankan berbanding yang di sarankan.
Menggalakkan jawatankuasa menyesuai dan membaiki proses serta langkah-langkah melaksanakan tugas.
Menentukan agar semua operasi di jalankan mengikut rancangan yang telah di atur.
Menyemak pencapaian pentadbiran

PENILAIAN
Penilaian sesuatu program dan aktiviti boleh di laksanakan secara formal dan tidak formal.
1. Secara formal
Di laksanakan dengan menggunakan borang soal selidik yang telah disedia dan di edarkan kepada peserta untuk mendapat maklum balas.
2. Penilaian secara tidak formal.
nDi lakukan melalui perbualan, temuramah atau sebagainya.
nDi lakukan secara tidak di rancang, semasa atau selepas aktiviti di laksanakan.

MENYEDIAKAN LAPORAN AKTIVITI
Antara perkara yang perlu dimasukkan dalam laporan aktiviti:
1.Pendahuluan
2.Tarikh dan masa
3.Tempat
4.Bilangan penyertaan (peserta/jurulatih/pegawai/pembantu)
5.Dif yang hadir (VIP)
6.Dif yang merasmikan (VVIP)
7.Jawatankuasa kerja dan jawatankuasa kecil
8.Laporan atur cara dan aktiviti yang telah di laksanakan
9.Laporan kewangan
10.Laporan jawatankuasa kecil
11.Penilaian keseluruhan
12.Masalah yang timbul
13.Pandangan dan cadangan untuk membaiki dan mengatasinya
14.Penutup.

MESYUARAT POST-MORTEM
Setiap jawatankuasa kecil perlu mengadakan mesyuarat untuk membincangkan isu yang berkaitan peranan dan tugas jawatankuasa.
Antara perkara yang boleh dibincangkan ialah:
1.Pelaksanaan aktiviti
2.Masalah yang di hadapi
3.Cara menyelesaikan
4.Pendapat umum dan isu-isu lain.
Setiausaha berperanan untuk mencatat:
1.Pandangan
2.Kritikan
3. Cadangan